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12 einfache Tricks, um effektiv in Excel zu arbeiten (9 Bilder + 5 Gifs)

12 простых приёмов для эффективной работы в Excel (9 фото + 5 гиф)

Für den Uneingeweihten wirkt das Excel-Tabellenkalkulationsprogramm riesig, unverständlich und daher erschreckend.

Tatsächlich ist es ein praktisches Werkzeug, und wenn Sie einen kleinen Trick kennen, können Sie die Zeit für die Ausführung normaler Funktionen erheblich verkürzen.

1. Fügen Sie dem Diagramm schnell neue Daten hinzu:

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Wenn für Ihr bereits erstelltes Diagramm neue Daten auf dem Blatt angezeigt wurden, das hinzugefügt werden muss, können Sie einfach einen Bereich mit neuen Informationen auswählen, ihn kopieren (Strg + C) und dann direkt in das Diagramm einfügen (Strg + V).

2. Sofortige Füllung (Flash-Füllung)

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Diese Funktion war nur in der neuesten Version von Excel 2013 enthalten, es lohnt sich jedoch, vorab auf die neue Version zu aktualisieren. Angenommen, Sie haben eine Liste mit vollständigen Namen (Ivan Ivan Ivanovich), die Sie in Abkürzungen umwandeln müssen (Ivanov I.).

Um eine solche Konvertierung durchzuführen, müssen Sie lediglich den gewünschten Text manuell in die angrenzende Spalte schreiben. In der zweiten oder dritten Zeile versucht Excel, unsere Aktionen vorherzusagen und die weitere Verarbeitung automatisch durchzuführen. Sie müssen nur die Eingabetaste drücken, um zu bestätigen, und alle Namen werden sofort konvertiert.

3. Kopieren Sie, ohne die Formate zu unterbrechen

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Höchstwahrscheinlich kennen Sie den „magischen“ Autovervollständigungsmarker - ein dünnes schwarzes Kreuz in der unteren rechten Ecke der Zelle, mit dessen Hilfe Sie den Inhalt der Zelle oder der Formel auf mehrere Zellen gleichzeitig kopieren können. Es gibt jedoch eine unangenehme Nuance: Ein solches Kopieren verletzt häufig das Design der Tabelle, da nicht nur die Formel, sondern auch das Zellenformat kopiert wird. Dies kann vermieden werden, wenn Sie unmittelbar nach dem Ziehen mit einem schwarzen Kreuz auf das Smart-Tag klicken - ein spezielles Symbol, das in der unteren rechten Ecke des kopierten Bereichs angezeigt wird.

Wenn Sie die Option „Nur Werte kopieren“ (Ohne Formatierung ausfüllen) auswählen, kopiert Microsoft Excel Ihre Formel ohne Formatierung und beeinträchtigt das Design nicht.

4. Anzeigen von Daten aus einer Excel-Tabelle auf einer Karte

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Die neueste Version von Excel 2013 bietet die Möglichkeit, Ihre Geodaten schnell auf einer interaktiven Karte anzuzeigen, z. B. Verkäufe nach Städten usw. Wechseln Sie dazu zum App Store auf der Registerkarte Einfügen und installieren Sie das Bing-Plugin von dort aus Karten.

Dies kann über einen direkten Link von der Site aus erfolgen, indem Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen klicken. Nachdem Sie ein Modul hinzugefügt haben, können Sie es in der Dropdown-Liste "Meine Apps" auf der Registerkarte "Einfügen" (Einfügen) auswählen und in Ihr Arbeitsblatt einfügen. Sie müssen nur noch Ihre Datenzellen auswählen und auf die Schaltfläche Standorte anzeigen im Kartenmodul klicken, um unsere Daten anzuzeigen.

5. Schneller Übergang zum gewünschten Blatt

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Ein Inhaltsverzeichnis wird angezeigt, und Sie können sofort zu einem beliebigen Blatt wechseln.

Sie können auch ein Inhaltsverzeichnis mit Hyperlinks auf einem separaten Blatt erstellen. Es ist etwas komplizierter, aber oft praktischer.

6. Konvertieren Sie Zeilen in Spalten und zurück

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Wenn Sie jemals Zellen manuell von Zeilen zu Spalten verschieben mussten, werden Sie den folgenden Trick zu schätzen wissen:

Markieren Sie den Bereich.

Kopieren Sie es (Strg + C) oder wählen Sie mit der rechten Maustaste "Kopieren" (Kopieren).

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle, in die Sie Daten einfügen möchten, und wählen Sie im Kontextmenü eine der speziellen Einfügeoptionen - das Symbol „Transponieren“.

In älteren Excel-Versionen gibt es kein solches Symbol. Sie können das Problem jedoch mithilfe einer speziellen Einfügung (Strg + Alt + V) und der Option „Transponieren“ (Transponieren) lösen.

7. Dropdown-Liste in der Zelle

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Wenn streng definierte Werte aus der zulässigen Menge eingegeben werden sollen (z. B. nur "Ja" und "Nein" oder nur aus der Liste der Abteilungen des Unternehmens usw.), kann dies mithilfe der Dropdown-Liste einfach organisiert werden:

Wählen Sie die Zelle (oder den Zellbereich) aus, für die eine solche Einschränkung gelten soll.

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Klicken Sie auf der Registerkarte "Daten" (Daten - Validierung) auf die Schaltfläche "Datenüberprüfung".

Wählen Sie in der Dropdown-Liste "Typ" (Zulassen) die Option "Liste" (Liste).

Geben Sie im Feld "Quelle" den Bereich an, der die Referenzvarianten der Elemente enthält, die anschließend bei der Eingabe herausfallen.

8. Smart table

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Wenn Sie einen Bereich mit Daten auswählen und auf der Registerkarte "Start" auf "Als Tabelle formatieren" ("Start" - "Als Tabelle formatieren") klicken, wird unsere Liste in eine "intelligente" Tabelle umgewandelt, die (mit Ausnahme einer gestreiften modischen Farbgebung) viele nützliche Funktionen hat

Wird automatisch gedehnt, wenn neue Zeilen oder Spalten hinzugefügt werden.

Die eingegebenen Formeln werden automatisch in die gesamte Spalte kopiert.

Die Obergrenze dieser Tabelle wird beim Scrollen automatisch festgelegt und enthält Filterschaltflächen zum Auswählen und Sortieren.

Auf der angezeigten Registerkarte Design (Design) können Sie einer solchen Tabelle eine Reihe von Summen mit automatischer Berechnung hinzufügen.

9. Sparklines

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Sparklines sind Miniaturdiagramme, die direkt in die Zellen gezeichnet werden und die Dynamik unserer Daten grafisch darstellen. Um sie zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Diagramm“ (Linie) oder „Histogramm“ (Spalten) in der Gruppe „Sparklines“ auf der Registerkarte „Einfügen“. Geben Sie im folgenden Fenster den Bereich mit den ursprünglichen numerischen Daten und den Zellen an, in die Sie Sparklines einfügen möchten.

Nachdem Sie auf die Schaltfläche "OK" geklickt haben, erstellt Microsoft Excel diese in den angegebenen Zellen. Auf der Registerkarte Design (Design) können Sie die Farbe, den Typ und die Anzeige von Minimal- und Maximalwerten usw. weiter anpassen.

10. Wiederherstellen nicht gespeicherter Dateien

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Freitag Abend. Das lang ersehnte Ende der Schockarbeitswoche. Wenn Sie sich auf den Rest freuen, schließen Sie den Bericht, mit dem Sie die letzte Hälfte des Tages verbracht haben, und klicken im Dialogfeld "Änderungen in der Datei speichern?" Plötzlich aus irgendeinem Grund auf "Nein".

Das leere Büro kündigt Ihren herzzerreißenden Schrei an, aber es ist zu spät - die letzten Stunden der Arbeit gingen an den Schwanz des Hundes, und anstatt eines angenehmen Abends mit Freunden müssen Sie die Verlorenen zurückholen.

In der Tat gibt es eine große Chance, die Situation zu korrigieren. Wenn Sie Excel 2010 verwenden, klicken Sie auf "Datei" - "Zuletzt verwendet" (Datei - Zuletzt verwendet) und suchen Sie die Schaltfläche "Nicht gespeicherte Arbeitsmappen wiederherstellen" in der unteren rechten Ecke des Bildschirms. In Excel 2013 unterscheidet sich der Pfad geringfügig: „Datei“ - „Details“ - „Versionsverwaltung“ - „Nicht gespeicherte Arbeitsmappen wiederherstellen“ (Datei - Eigenschaften - Nicht gespeicherte Arbeitsmappen wiederherstellen). Aus der Tiefe von Microsoft Office wird ein spezieller Ordner geöffnet, in dem temporäre Kopien aller Bücher, die erstellt oder geändert, aber nicht gespeichert wurden, in einem solchen Fall gespeichert werden.

11. Vergleichen von zwei Bereichen auf Unterschiede und Übereinstimmungen.

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Sehr oft ist es bei der Arbeit in Excel erforderlich, zwei Listen zu vergleichen und schnell Elemente zu finden, die gleich oder verschieden sind. Der schnellste und visuellste Weg, dies zu tun:

Wählen Sie beide verglichenen Spalten aus (während Sie die Strg-Taste gedrückt halten).

Wählen Sie auf der Registerkarte Start - Bedingte Formatierung - Zellzuweisungsregeln - Doppelte Werte (Start - Bedingte Formatierung - Markieren Sie Zellregeln - Doppelte Werte).

Wählen Sie die Option "Eindeutig" aus der Dropdown-Liste.

12. Anpassen der Berechnungsergebnisse an die erforderlichen Werte.

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Haben Sie jemals Eingabewerte in Ihre Excel-Berechnung aufgenommen, um die Ausgabe zu erhalten, die Sie benötigen? In solchen Momenten fühlst du dich wie ein hartgesottener Schütze, oder? Nur ein paar Dutzend Iterationen "Undershoot - Flight", und hier ist es, der lang erwartete "Hit"!

Microsoft Excel ist in der Lage, eine solche Anpassung für Sie vorzunehmen, und zwar schneller und genauer. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Einfügen", die Schaltfläche "Was wäre wenn" und wählen Sie den Befehl "Parameterauswahl" (Einfügen - Was wäre wenn Analyse - Zielsuche). Geben Sie im angezeigten Fenster die Zelle an, in der Sie den gewünschten Wert auswählen möchten, das gewünschte Ergebnis und die Eingabezelle, die geändert werden soll. Nachdem Sie auf "OK" geklickt haben, führt Excel bis zu 100 "Aufnahmen" durch, um die gewünschte Summe mit einer Genauigkeit von bis zu 0,001 auszuwählen.