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E-Mail-Korrespondenz

Wenn Sie 1-2 Mal im Monat E-Mails verwenden, haben Sie vielleicht nie gedacht, dass es sehr schwierig sein kann, aktiv mit Dutzenden von Menschen gleichzeitig zu chatten. Sie werden die Arbeit mit E-Mails an Ihren Gesprächspartner (und mit einer erheblichen Menge an Korrespondenz auch mit sich selbst) erheblich vereinfachen, wenn Sie einige einfache Regeln befolgen. Diese Empfehlungen sind kein Dogma, sondern zielen ausschließlich auf die Verbesserung der Effizienz der Arbeit mit E-Mails ab und beziehen sich nicht auf Themen wie Höflichkeit, Etikette, Unternehmenskultur, Pre-Emotion, Emoticons und Smack-Kisses.

1. Erstellen Sie einen neuen Brief
1.1. Betreffzeile
1.2. Felder "An", "Kopieren", "Bcc"
1.3. Flaggen der Dringlichkeit / Wichtigkeit
1.3.1. Briefe an Untergebene
1.3.2. Briefe an den Chef
1.3.3. Briefe an Kollegen
1.4. Berufung
1.5. Körperbrief
1.6. Unterschrift
2. Antworten Sie auf den erhaltenen Brief
2.1. "Antworten" (Antworten), "Allen antworten" (Allen antworten), "Weiterleiten" (Weiterleiten)
2.1.1. "Antwort"
2.1.2. "Allen antworten"
2.1.2. Vorwärts
2.2. Betreffzeile
2.3. Körperbrief

1. Erstellen Sie einen neuen Brief

1.1. Betreffzeile

Vergessen Sie beim Erstellen neuer Buchstaben nicht, den Betreff des Buchstabens anzugeben. Es ist wünschenswert, dass das Thema kurz und bündig ist, aber vollständig genug, um klar zu machen, worum es in dem Brief geht. Wenn Sie erwarten, dass Ihr Gesprächspartner in Zukunft zu diesem Brief zurückkehren muss oder dieser Brief einer von vielen ist, die sich auf ein Thema beziehen, ist es sinnvoll, einige Wörter in den Namen des Briefes aufzunehmen, die später zum Suchen oder Gruppieren mit anderen Briefen verwendet werden können. in Bezug auf die Frage des Interesses. In Übereinstimmung mit dem Gesprächspartner können Sie im Betreff des Briefes auch spezielle Zeichenfolgen (Tags) zum automatischen Sortieren von E-Mails einfügen.

Beispiel 1.1 Ihre Organisation hat beschlossen, eine Vereinbarung mit dem Forschungs- und Produktionsunternehmen „Ukrainian Information Company“ („NPP UIK“) neu auszuhandeln. Sie haben einen Tippfehler im Vertrag gefunden (Angaben sind falsch) und möchten Ihren Chef darüber informieren.
Ein Beispiel für einen schlechten Thementitel: "Problem !!!" . Ihr Brief wird sicherlich am Tag seines Eingangs Aufmerksamkeit erregen. Wenn Sie jedoch in einigen Tagen davon ausgehen, dass dies nicht der erste Brief von Ihnen mit einem ähnlichen Thema ist und Ihre anderen Kollegen ebenfalls Briefe mit ähnlichen Themen schreiben, wird es für Ihren Chef eine schwierige Aufgabe sein, diesen Brief im Posteingang zu finden.
Ein Beispiel ist ein zufriedenstellender Titel des Themas: "Die Details sind falsch . " Mehr oder weniger klar, worum es geht. Relativ leicht in Ihrem Posteingang zu finden (erste Tage). Nach einigen Monaten ist es schwer im Archiv zu finden.
Ein Beispiel für einen guten Titel für ein Thema: „Details werden falsch angegeben (Vertrag mit NPP PEC für 2010) . Es ist klar, worum es geht. Es ist einfach, sowohl im "Posteingang" als auch im Archiv zu finden, indem nach Schlüsselwörtern (oder Tags) gesucht wird:
- "Vertrag" + "NPP PEC" , wenn Sie Briefe zum Abschluss von Verträgen mit dieser Organisation benötigen
- "NPP PEC" , wenn Sie alles finden müssen, was mit der Arbeit mit dieser Organisation zu tun hat,
- "Vertrag" + "2010" , wenn Informationen zu Verträgen für 2010 erforderlich sind usw.

1.2. Felder "An", "Kopieren", "Bcc"

Geben Sie im Feld "An" an, wer eine Antwort auf diesen Brief erhalten soll. Wenn davon ausgegangen wird, dass mehrere Personen Ihnen antworten sollen, geben Sie alle im Feld "An" an.

Beispiel 1.2.1. Sie erstellen einen Vertrag, möchten, dass der Buchhalter und der Anwalt ihn überprüfen und Ihnen antworten, wenn alles korrekt ist. Beides in To.
Geben Sie im Feld "Kopieren" Personen an, die möglicherweise an diesem Brief interessiert sind, von denen jedoch keine Antwort erforderlich ist.
Beispiel 1.2.2. Im vorherigen Beispiel können Sie Ihren Chef in die „Kopie“ aufnehmen, wenn er Sie gebeten hat, ihn zu diesem Thema auf dem Laufenden zu halten.
Beispiel 1.2.3. In Bezug auf die Meinung einer Person kann es nützlich sein, sie in eine Kopie aufzunehmen, damit der Empfänger Ihres Briefes weiß, dass Sie die Wörter der Person, auf die Sie sich bezogen haben, richtig interpretiert haben.
Beispiel 1.2.4. Wenn Sie einen Mitarbeiter anweisen, der Ihnen nicht direkt unterstellt ist (nachdem Sie dies zuvor mit seinem Vorgesetzten vereinbart haben), ist es sinnvoll, seinen Vorgesetzten in die „Kopie“ aufzunehmen, damit der Mitarbeiter weiß, dass Ihre Bestellung mit seinen unmittelbaren Vorgesetzten vereinbart wurde und nicht erfordern mehr als vereinbart.
Geben Sie im Feld „Bcc“ Empfänger an, die möglicherweise am Betreff des Briefes interessiert sind, und gleichzeitig möchten Sie aus irgendeinem Grund nicht, dass dies für andere Empfänger sichtbar ist.
Beispiel 1.2.5. Sie senden Massenmailings und möchten nicht, dass die Empfänger die Kontakte des anderen sehen, um zu vermeiden, dass E-Mails an Spam-Datenbanken gesendet werden.

1.3. Flaggen der Dringlichkeit / Wichtigkeit

Selbst wenn Sie ein sehr guter Mitarbeiter sind, sind alle Probleme, die Sie entscheiden, für Sie sehr wichtig, und Sie sind es gewohnt, sie so schnell wie möglich zu lösen. Dies bedeutet keineswegs, dass alle Ihre Briefe mit der Markierung „hohe Bedeutung“ gekennzeichnet sein sollten.
Welche Buchstaben als wichtig angesehen werden und welche nicht, hängt von der jeweiligen Situation ab.
1.3.1. Briefe an Untergebene
Briefe des Chefs an Untergebene sind per Definition „wichtig“. Es ist nur dann sinnvoll, das Wichtigkeitsflag zu setzen, wenn Ihr Untergebener mit Ihren Anweisungen überlastet ist und plötzlich eine dringende Angelegenheit aufgetreten ist, die früher als alle anderen erledigt werden muss.
1.3.2. Briefe an den Chef
Sie müssen verstehen, dass Sie beim Versenden eines Briefes von hoher Bedeutung tatsächlich eine Person bitten, alle ihre Angelegenheiten aufzugeben und sich mit Ihrem Problem zu befassen. Wenn Ihr Chef nach dem Lesen des Briefes Ihre Meinung zur Dringlichkeit dieses Problems nicht teilt, nichts als Ärger, führt ein solcher Brief nicht dazu, dass Ihr Karrierewachstum (als Person, die nicht reif genug ist, um Prioritäten richtig zu setzen) langsamer wird, ganz aufhört oder sogar abnimmt .
1.3.3. Briefe an Kollegen
Es ist sinnvoll, zum Beispiel Buchstaben wie "das-wir-brauchen-alles-und-dringend" oder "ich-verstehe-natürlich-was-du-das-nicht-notwendig-aber-wenn-nicht-alles-aus-helfen" zu setzen. weg . "

1.4. Berufung

Die Beschwerde wird normalerweise am Anfang des Schreibens platziert. Wenn der Brief an mehrere Empfänger gerichtet ist, kann die Beschwerde in der Mitte des Briefes erfolgen.

Beispiel 1.2.6.

Tatyana, Roman,
Dieser Vertrag muss innerhalb von 2 Tagen abgeschlossen werden.

Roman
Geben Sie die Details an und geben Sie sie an Tatyana weiter.

Tatyana,
Drucken Sie es aus, registrieren Sie es im Büro und bringen Sie es mir zur Unterschrift.

1.5. Körperbrief

1. Um die Lesbarkeit Ihres Briefes zu verbessern , verwenden Sie Absätze oder Leerzeilen, um die Strukturelemente des Briefes sowie einzelne Unterthemen in einem langen Brief hervorzuheben.
2. Wenn Sie möchten, dass Ihr Gesprächspartner Antworten auf mehrere im Brief angegebene Fragen erhält , ist es sinnvoll, diese explizit zu nummerieren, damit Ihr Gesprächspartner nichts Wichtiges übersieht und Ihnen bei der Beantwortung eine präzise, ​​aber verständliche Antwort geben kann, ohne viel Zeit zu investieren um es zu schreiben (siehe Beispiel 2.3.1).

1.6. Unterschrift

Stellen Sie sicher, dass Sie am Ende des Briefes eine Unterschrift setzen!
Stimmen Sie zu, es ist schwer zu erraten, worum es in dem Brief geht (oder zumindest zu verstehen, von wem er stammt), wenn Sie einen Brief erhalten, in dem es nur einen Satz gibt: "Also, was haben Sie entschieden?", Das Thema des Briefes und der Unterschrift fehlen und der Brief selbst Gesendet von der Adresse "megademon88@mail.ru".
Übrigens wäre es eine gute Idee, ein Konto für Geschäftskorrespondenz zu erstellen, das Ihren Nachnamen, Nachnamen und Vornamen oder Nachnamen und Initialen enthält ("bukasov@gmail.com", "Ivan.Ivanov@mail.ru", "SPetrenko@ukr.net"). ) Aber selbst ein „korrektes“ Konto ist nicht von der Verpflichtung zur Unterzeichnung Ihrer Briefe befreit.

2. Antworten Sie auf den erhaltenen Brief

2.1. "Antworten" (Antworten), "Allen antworten" (Allen antworten), "Weiterleiten" (Weiterleiten)
Erstellen Sie beim Beantworten einer E-Mail niemals eine neue Nachricht. Verwenden Sie Antworten, Allen antworten, Weiterleiten.
2.1.1. "Antwort"
Die Antwort wird nur an die Person gesendet, von der Sie den Brief erhalten haben.
Wird für die Korrespondenz mit einer Person oder für die Antwort / Bestätigung des Eingangs eines Massenbriefes verwendet.
Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Antwort Informationen enthält, die für eine andere Person von Interesse sein könnten, können Sie diese Person jederzeit zu "An" oder "Kopieren" hinzufügen.
2.1.2. "Allen antworten"
Der Absender des Briefes sowie alle Personen (außer Ihnen), die im Feld "An" des ursprünglichen Briefes angegeben sind, fallen in das "An" Ihrer Antwort. Alle Personen (außer Ihnen), die in der „Kopie“ des Originalbriefs angegeben sind, fallen in die „Kopie“ der Antwort.
Es wird verwendet, wenn ein Problem mit einem relativ kleinen Personenkreis besprochen wird.
Aus offensichtlichen Gründen sollten Sie es nicht verwenden, wenn Sie auf Briefe vom Typ Mailing antworten.
2.1.2. Vorwärts
Es wird am häufigsten verwendet, um jemanden zu bitten, ein Problem zu lösen, das über Ihre Kompetenz hinausgeht.
Vergessen Sie nicht, Personen, die an der Lösung des Problems interessiert sind, zur „Kopie“ hinzuzufügen.
Bitte beachten Sie, dass beim Senden eines Briefes (im Gegensatz zur Beantwortung eines Briefes) Anhänge des Originalbriefs (falls vorhanden) automatisch zum neuen Brief hinzugefügt werden.
2.2. Betreffzeile
Wechseln Sie bei der Beantwortung eines Briefes niemals den Betreff des Briefes, da sonst die Möglichkeit besteht, die Korrespondenz zu diesem Thema zu gruppieren.
Wenn Sie auf einen Brief antworten, sollte der Betreff wie "RE: Betreff des empfangenen Briefes" und bei der Weiterleitung "FW: Betreff des empfangenen Briefes" klingen.
Wenn Ihr E-Mail-Client bei der Beantwortung des Briefes ein weiteres "RE:" hinzufügt, löschen Sie es (es ist "RE:" und kein E-Mail-Client, obwohl das Löschen eines solchen E-Mail-Clients eine gute Idee ist), da die Betreffzeile der Nachricht " RE: RE: RE: RE: RE: RE: RE: RE: Betreff des Quellbriefs “Niemand zählt„ RE: “, aber nützliche Informationen (der Betreff des Briefes) können aus dem Fenster kriechen.
2.3. Körperbrief
Wenn Sie auf einen Brief (oder eine Weiterleitung) antworten, sollte Ihr Brief folgendermaßen aussehen:
  1. <Ihr Brief (einschließlich Begrüßung und Unterschrift)>
  2. <Trenner>
  3. <Informationen zum empfangenen Brief> (vom Mail-Client nach Antwort eingefügt)
  4. <Quelltext>

1. Platzieren Sie Ihren Text am Anfang des Briefes. Ihr Gesprächspartner ist an genau Ihrer Antwort interessiert, und dies sollte das erste sein, was er in dem Brief liest (Top-Posting). Darüber hinaus haben viele Menschen jetzt Smartphones, auf denen sie E-Mails abrufen, wenn sie nicht am Computer sitzen. Wenn Ihre Antwort nicht am Anfang, sondern irgendwo in der Mitte oder am Ende steht, muss diese Person bestenfalls am Ende durch den Buchstaben scrollen, weil es wird nicht vollständig auf den Bildschirm passen. Und es gibt auch den schlimmsten Fall: Die meisten mobilen Clients laden nur die ersten Kilobyte E-Mail herunter, um Datenverkehr zu sparen. Das heißt, Die Person muss den Brief öffnen, bei der nächsten Synchronisierung auf die Schaltfläche „Rest des Briefes herunterladen“ klicken, mit dem Mailserver synchronisieren (Zeit und Zeit damit verbringen) und erst dann den vollständig geladenen Brief bis zum Ende scrollen, um Ihre Antwort zu lesen. Nun, Sie verstehen: mit Top-Posting.
Wenn im ursprünglichen Brief mehrere Fragen aufgeworfen und nummeriert wurden (siehe Abschnitt 1.5, Abschnitt 2), nummerieren Sie Ihre Antworten entsprechend.

Beispiel 2.3.1.
...
  1. Auf jeden Fall ja.
  2. Ich habe nichts dagegen, aber konsultiere in der Buchhaltung.
...

Wenn Sie sehr beschäftigt sind und die Frage sehr dringend ist, können Sie antworten: „Sehen Die Antworten sind im Text niedriger “und geben Sie die Antworten in den Text des empfangenen Briefes ein. Aber es ist besser, es nicht zu missbrauchen, weil Wenn jemand anderes Sie korrigieren möchte, wird die Struktur des Briefes sehr kompliziert und es ist versehentlich möglich, die neueste Version der Korrekturen nicht zu bemerken.
Wenn die ursprüngliche E-Mail als "wichtig" markiert ist, antworten Sie bitte so schnell wie möglich. Wenn in dem als „wichtig“ gekennzeichneten Brief einige Materialien von Ihnen angefordert werden und die Vorbereitung einige Zeit in Anspruch nimmt, bestätigen Sie einfach den Erhalt des Briefes und informieren Sie, wann Sie die erforderlichen Materialien senden möchten. (Wenn Sie nur still sitzen und anfangen, Materialien vorzubereiten, wird Ihr Gesprächspartner zu diesem Zeitpunkt nervös sein, Zweifel haben, ob ein Brief Sie erreicht hat, Sie am Telefon anrufen, nach anderen Möglichkeiten suchen, Sie zu kontaktieren)
Stellen Sie sicher, dass Sie den Empfang von Briefen bestätigen, in denen ausdrücklich darum gebeten wird, sowie von Briefen, die sich auf Planungsbesprechungen mit Ihrer Teilnahme oder den Ihnen zugewiesenen Aufgaben beziehen, auch wenn im Text keine ausdrückliche Aufforderung zur Bestätigung des Empfangs des Briefes besteht.
2. Als Trennzeichen wird <hr> normalerweise für Buchstaben im HTML-Format oder für viele Minuspunkte für Textbuchstaben verwendet.
3. Der E-Mail-Client sollte so konfiguriert sein, dass bei der Beantwortung der Informationen zum empfangenen Brief angegeben wird, wer, wann, an wen und zu welchem ​​Betreff er geschrieben wurde.

Beispiel 2.3.2. Antworte auf den Brief
Hallo Vasya!
VASAAAP !!!.

- -
Mit freundlichen Grüßen,
Maxim Bukasov

Von: Vasiliy Pupkin [mailto: vasiliy.pupkin@example.com <mailto: vasiliy.pupkin@example.com >]
Gesendet: Montag, 2. November 2009, 11:50 Uhr
An: Maxim Bukasov
Betreff: Was ist los? Hallo Maxim! Was ist los? - -
Vasya Pupkin

Wenn Sie den MS Outlook-Mailclient verwenden, funktionieren die Standardeinstellungen.

4. Löschen oder bearbeiten Sie den Text der Originalnachricht nicht. Fügen Sie es am Ende Ihres Schreibens nach der Unterschrift und dem Trennzeichen (TOFU) ohne Änderungen vollständig ein. Dies hilft Ihrem Gesprächspartner, sich bei Bedarf an den Diskussionsprozess zu erinnern. Wenn sich ein neuer Teilnehmer der Diskussion anschließt, kann er schnell in den Geschäftsverlauf einsteigen, indem er nur einen Brief betrachtet.
Sie müssen keine Kleinigkeiten sparen! Es dauert weniger als 0,01 s, um "überschüssigen" zitierten Text mit einem Volumen von 1 KB zu übertragen, wenn eine Verbindung mit dem Internet mit einer Geschwindigkeit von 1 MB hergestellt wird. Die Abwesenheit Ihres Befragten kann Minuten oder sogar Stunden der persönlichen Zeit Ihres Befragten in Anspruch nehmen, um sich an das zu erinnern, was besprochen wurde, oder um ins Bild zu kommen.

PS Diese Empfehlungen sind für die Korrespondenz per E-Mail im Rahmen der Schulung in unseren Kursen obligatorisch.
PPS Wenn Sie einen Job in einer Organisation haben, vergessen Sie alles, was oben geschrieben steht, und verwenden Sie die Unternehmensstandards für Büroarbeit.