Mandat der Korrespondenz per E-Mail

Wenn Sie E-Mail 1-2 mal im Monat verwenden, können Sie nie gedacht, dass das Verhalten rege Korrespondenz mit Dutzenden von Menschen in einer Zeit sehr schwierig sein kann. Sie sind viel einfacher, mit E-Mail arbeiten, um Ihren Gesprächspartner (und mit einer beträchtlichen Menge an Korrespondenz und ich auch), wenn Sie ein paar einfache Regeln zu befolgen. Diese Empfehlungen sind kein Dogma, dem alleinigen Ziel, die Effizienz von E-Mail zu verbessern und befasst sich nicht mit Themen wie Höflichkeit, Etikette, Unternehmenskultur, hallo, Emoticons und Smack-Klatsche.

1. Erstellen Sie eine neue Nachricht
1.1. Thema
1.2. Die Felder "An", "Cc", "Bcc"
1.3. Flaggen der Dringlichkeit / Bedeutung
1.3.1. untergeordnete Letters
1.3.2. Letters Vorgesetzten
1.3.3. Kollegen Letters
1.4. Behandlung
1.5. Nachrichtentext
1.6. Unterschrift
2. Antwort per E - Mail
2.1. «Antworten» (Antwort), «Alle Antworten» (Allen antworten), «Vorwärts» (Vorwärts)
2.1.1. "Antworten"
2.1.2. "Allen antworten"
2.1.2. "Vorwärts"
2.2. Thema
2.3. Nachrichtentext

1. Erstellen Sie eine neue Nachricht

1.1. Thema

Wenn Sie eine neue E-Mail erstellen, müssen Sie die Betreffzeile enthalten. Es ist wünschenswert, dass das Thema war kurz, gab aber durchaus verstehen, was in dem Brief gesagt wird. Wenn Sie auf dieses Schreiben in die Zukunft, Ihre Begleiter benötigen, um zurückgehen, oder dieser Brief ist eine von vielen im Zusammenhang mit einigen Themen annehmen, dass es Sinn, in dem Schreiben von ein paar Worten den Namen enthalten ist, die Sie später suchen oder mit anderen Buchstaben Gruppierung, damit verbundenen Fragen. Auch im Einvernehmen mit der Person in der Betreffzeile können Sie spezielle Zeichenfolgen (Tags) für die automatische Postsortierung enthalten.

Beispiel 1.1. Ihre Organisation hat beschlossen, den Vertrag mit dem Forschungs- und Produktionsunternehmen "Ukrainische Medien-Unternehmen" ( "SPE PEC") zu erneuern. Sie haben einen Fehler im Vertrag gefunden (aufgeführt falsch die Details) und wollen, dass es zu seinem Chef zu melden.
Ein Beispiel für einen schlechten Titel des Themas: "Das Problem !!!". Ihr Brief wird anziehen sicherlich die Aufmerksamkeit der Tag ihres Eingangs. Aber nach ein paar Tagen, wenn wir davon ausgehen, dass dies von Ihnen mit einem ähnlichen Thema nicht die erste E-Mail ist, und der Rest Ihrer Kollegen auch Briefe mit ähnlichen Themen zu schreiben, es in einem Archiv eingehende E-Mail gefunden wird, ist keine leichte Aufgabe für Ihren Chef.
Ein Beispiel für einen zufriedenstellenden Titel des Themas "sind falsche Angaben." Mehr oder weniger klar, was auf dem Spiel steht. Es ist relativ einfach, die "incoming" (die ersten paar Tage) zu finden. Es ist schwer, in das Archiv in ein paar Monaten zu finden.
Ein Beispiel für einen guten Titel des Themas "sind falsche Angaben (Vertrag mit dem NPP PEC 2010)." Es ist klar, was auf dem Spiel steht. Es ist leicht, wie sie in der "incoming" und im Archiv unter dem Stichwort Suche (oder Tags) zu finden:
- "Vertrag" + "NPP PEC" , wenn notwendig , einen Brief an den Abschluss von Verträgen mit dieser Organisation zu finden ,
- "NPP PEC" , wenn notwendig , alle zu finden , die mit dieser Organisation zu arbeiten bezieht,
- "Vertrag" + "2010" , wenn Sie Informationen über Verträge müssen für das Jahr 2010 usw.

1.2. Die Felder "An", "Cc", "Bcc"

Im Feld "An" zeigen an, dass, von denen erwartet wird, eine Antwort auf dieses Schreiben erhalten. Wenn man davon ausgeht, dass Sie ein paar Leute zu beantworten haben, geben Sie sie alle im Feld "An".

Beispiel 1.2.1. Sie machen einen Vertrag, möchten Sie sein Buchhalter geprüft zu haben und einen Anwalt und zu dir gesagt, alles in Ordnung ist. Beide - in der "To".
In der "Copy" zeigt Menschen, die in diesem Brief interessiert sein könnte, aber die Antwort von ihnen ist nicht erforderlich.
Beispiel 1.2.2. Im vorigen Beispiel können Sie in der "Kopie" von Ihrem Chef einschließen, wenn er Sie gebeten, es zu halten "up to date" zu diesem Thema.
Beispiel 1.2.3. Unter Bezugnahme auf die Meinung von jemandem, kann es sinnvoll sein, sie an den Empfänger Ihres Schreibens in einer Kopie zu schließen Ich weiß, dass Sie richtig die Worte eines Mannes gedeutet, der genannt wird.
Beispiel 1.2.4. Erteilen von Anweisungen Mitarbeiter, die nicht in Ihrer direkten Vorlage ist (natürlich der Manager seine Linie Beratung), ist es sinnvoll zu schließen es Manager "Kopie" an die Mitarbeiter wissen, dass Ihre Bestellung in Übereinstimmung mit seinen unmittelbaren Vorgesetzten und seiner nicht Es erfordert mehr als war vereinbart worden.
In der "Bcc" gibt die Empfänger an, die in der Betreffzeile interessiert sein, und zur gleichen Zeit aus irgendeinem Grund Sie nicht möchten, dass es für die anderen Empfänger sichtbar zu sein.
Beispiel 1.2.5. Sie machen eine Massenversand und wollen nicht die Empfänger zu sehen, miteinander in Kontakt kommen, um "Pflaume" E-Mails in der Spam-Datenbank zu vermeiden.

1.3. Flaggen der Dringlichkeit / Bedeutung

Selbst wenn Sie ein sehr guter Mensch sind, werden alle Fragen für Sie sehr wichtig, zu lösen, und Sie werden verwendet, um sie so schnell wie möglich zu lösen, bedeutet nicht, dass alle seine Briefe "hohe Bedeutung" gekennzeichnet werden sollten.
Welche Art von Nachrichten werden als wichtig angesehen, und was - nein, hängt von der jeweiligen Situation.
1.3.1. untergeordnete Letters
Briefe aus den Chefuntergebene sind "wichtig" per Definition. Flag Bedeutung macht Sinn, nur für den Fall zu setzen, die Ihr Motiv, Ihre Anweisungen überlastet ist und plötzlich gab es eine dringende Angelegenheit, die vor allen anderen getan werden muss.
1.3.2. Letters Vorgesetzten
Sie sollten verstehen, dass durch einen Brief von großer Bedeutung zu senden, die Sie tatsächlich die Person fragen, alles fallen zu lassen und starten Sie Ihre Frage zu tun. Wenn Sie nach dem Brief zu lesen, Ihr Chef nicht Ihre Meinung über die Dringlichkeit der Angelegenheit nicht teilt, nichts anderes als Irritation, ein solches Schreiben wird nicht dazu führen und Ihre Karriere (als Person, reifen nicht genug, um zu priorisieren richtig) verlangsamen, anhalten überhaupt, oder gehen sogar in Verfall .
1.3.3. Kollegen Letters
Es macht Sinn zu setzen, zum Beispiel Buchstaben wie "ist-wir müssen-wir-alle-und-hot" oder "I-natürlich-see-what-you-are-nicht-notwendig-aber-wenn-nicht-spektakuläre save-all - verschwunden. "

1.4. Behandlung

Die Behandlung wird in der Regel zu Beginn des Schreibens setzen. Wenn der Brief an mehrere Empfänger adressiert ist, die Behandlung kann in der Mitte des Schreibens auftreten.

Beispiel 1.2.6.

Tatiana, Roman,
Dieser Vertrag sollte innerhalb von 2 Tagen unterzeichnet werden.

Roman,
klären Details und geben sie nicht an Tatiana.

Tatiana,
Drucken, zaregistriruesh im Büro und bringen mich unterzeichnen.

1.5. Nachrichtentext

1. Um Ihre Schreiben leichter zu lesen, verwenden Sie Absätze oder Leerzeilen , die strukturellen Elemente des Buchstaben zu markieren, sowie einzelne Unterthemen in einem langen Brief.
2. Wenn Sie von Ihrem Gesprächspartner Antworten auf verschiedene Fragen in dem Schreiben erwähnt wollen, macht es Sinn , sie klar zu Ihrem Gesprächspartner aufzuzählen nicht etwas Wichtiges verpassen, und wenn die Antwort könnte eine kurze , aber klare Antwort zu Ihnen geben , ohne viel Zeit zu verbringen sein Schreiben (siehe. Beispiel 2.3.1).

1.6. Unterschrift

Achten Sie darauf, eine Signatur am Ende des Briefes gehören!
Zustimmen, ist es schwer zu erraten, was in dem Brief los war (oder zumindest zu verstehen, wer es ist), wenn Sie einen Brief bekommen, in dem es nur einen Satz: "Also, was Sie sich entschieden haben?" Thema Brief fehlt und Unterschrift, und der Brief selbst gesendet von «[email protected]».
By the way, wäre eine gute Idee, für Dienstkonto machen Ihren Namen enthält, Name und Vorname oder Nachname und Initialen ( «[email protected]», «[email protected]», «[email protected]» ). Aber auch die Gegenwart des "richtigen" Konto befreit nicht von der Pflicht, ihre Briefe zu unterschreiben.

2. Antwort per E - Mail

2.1. «Antworten» (Antwort), «Alle Antworten» (Allen antworten), «Vorwärts» (Vorwärts)
Wenn Sie auf einen Brief antworten nie eine neue Nachricht erstellen. Verwenden Sie die "Antworten» (Antwort), «Alle» Antworten (Allen antworten), «Vorwärts» (Vorwärts).
2.1.1. "Antworten"
Die Antwort wird nur an die Person gesendet, von dem Sie einen Brief erhalten haben.
Es wird für die Kommunikation mit einer Person oder für die Antwort / Bestätigung des Eingangs des Schreibens Massenversand verwendet.
Wenn Sie denken, dass Ihre Antwort enthält Informationen, die sonst von Interesse für jemanden sein kann, kann man immer hinzufügen, um diese Person zu dem "An" oder "Kopieren".
2.1.2. "Allen antworten"
Der Absender des Briefes, sowie alle Personen (außer Ihnen) angegeben im Feld "An" der ursprünglichen Buchstaben fallen in die "To" auf Ihre Antwort. Alle Menschen (außer Sie) der "Kopie" der ursprünglichen Buchstaben fallen in die "Copy" Antwort.
Es wird in der Erörterung der Frage nach einer relativ geringen Anzahl von Personen verwendet.
Aus offensichtlichen Gründen nicht verwenden, wenn an eine Mailing-Briefe beantworten zu geben.
2.1.2. "Vorwärts"
Am häufigsten benutzt, um jemanden zu bitten, das Problem zu lösen, die über Ihre Kompetenz geht.
Vergessen Sie nicht, in der "Kopie" der interessierten Parteien über die Frage hinzuzufügen.
Bitte beachten Sie, dass, wenn ein Schreiben zu senden (im Gegensatz zu einer Antwort auf ein Schreiben entgegengesetzt), die ursprüngliche Nachricht Einbetten (falls vorhanden) werden an eine neue Nachricht automatisch hinzugefügt.
2.2. Thema
Wenn Sie auf einen Brief antworten nie die Betreffzeile ändern oder verloren zu diesem Thema die Fähigkeit, Gruppengespräch.
Als Reaktion auf das Schreiben seines Themas sollte klingen wie «RE: TemaPoluchennogoPisma" und auf der Durchreise - «FW: TemaPoluchennogoPisma"
Wenn Ihre E-Mail-Client, wenn Sie Antwort auf das Schreiben zu antworten andere fügt hinzu «RE:», entfernen Sie sie (es - es «RE:», anstatt E-Mail-Client, sondern eine E-Mail-Client zu entfernen - keine schlechte Idee), weil in der Betreff-Zeile Typ " RE: RE: RE: RE: RE: RE: RE: RE: TemaIskhodnogoPisma "kein Betrag von« RE: »nicht zählen, aber nützliche Informationen (Betreff-Zeile) kann aus dem Fenster Grenze bekommen.
2.3. Nachrichtentext
Als Antwort auf einen Brief (oder Weiterleitung) Ihr Brief sollte wie folgt lauten:
  1. <Ihr Brief (einschließlich einer Begrüßung und Unterschrift)>
  2. <Separator>
  3. <Information empfangen Brief> (in den Mail-Client eingesetzt, wenn die Beantwortung)
  4. <Text der ursprünglichen Nachricht>

1. Legen Sie Ihren Text am Anfang des Briefes. Ihre Begleiter ist in Ihrer Antwort interessiert, und dies sollte das erste, was er in dem Brief (Top-Posting) ausgelesen werden. Darüber hinaus sind viele Menschen haben jetzt Smartphones, die sie Post zu überprüfen, wenn sie nicht am Computer sind. Wenn Ihre Antwort nicht am Anfang, sondern irgendwo in der Mitte oder am Ende, dann wird diese Person haben, bestenfalls bis zum Ende des Briefes bewegen, weil vollständig auf dem Bildschirm wird es nicht passen. Und es ist auch der schlimmste Fall: Die Mehrheit der Mobilfunkkunden Verkehrslast nur die ersten paar Kilobyte des Briefes zu speichern. dh eine Person muss einen Brief zu öffnen, auf den Button "Rückstand Download Nachrichten" klicken Sie auf den nächsten Synchronisierung synchronisieren mit dem Mail-Server (die Ausgaben für diesen Verkehr und seine Zeit), und erst danach ein voll beladener Brief verschleudern ganz am Ende, Ihre Antwort zu lesen. Nun, Sie verstehen: mit Top-Posting.
Wenn einige Fragen haben in den ursprünglichen Brief erhoben worden, und sie sind nummeriert (siehe. P. 1.5, Punkt 2) jeweils bitte Ihre Antworten nummerieren.

Beispiel 2.3.1.
...
  1. Definitiv ja.
  2. Ich bin nicht dagegen, aber die Buchhaltung zu konsultieren.
...

Wenn Sie sehr beschäftigt sind, aber die Frage ist sehr dringend, können Sie "sehen beantworten. unten Antworten im Text ", und schreiben Sie die Antworten in den Körper der E-Mail die Sie erhalten haben. Aber es ist besser nicht zu missbrauchen, weil Wenn jemand will, dass du sonst zu korrigieren, die Struktur zu schreiben wäre sehr komplex sein und kann fälschlicherweise die neueste Version des Patches verpassen sein.
Wenn die ursprüngliche Nachricht als "wichtig" markiert ist, beantworten Sie sie so schnell wie möglich. Wenn die Meldung als "wichtig" markiert ist, indem wir Ihnen einige Materialien zu fragen, und ihre Herstellung braucht Zeit, bestätigen nur den Eingang des Schreibens und sie wissen lassen, wenn Sie planen, um die angeforderten Materialien zu senden. (Wenn Sie nur in der Stille sitzen und beginnen Materialien herzustellen, Ihre Begleiter zu dieser Zeit nervös sein, Zweifel, kam zu Ihnen, ob der Brief, den Sie am Telefon zu rufen, suchen Sie nach anderen Möglichkeiten, wie Sie zu kontaktieren)
Achten Sie darauf, den Eingang der Schreiben, um zu bestätigen, in dem es ausdrücklich verlangen, sowie die Briefe, in denen sie mit Ihrer Teilnahme an Planungstreffen kommt oder ausgegeben Sie eine Aufgabe, auch wenn die explizite Anforderung Eingang des Schreibens zu bestätigen, wird der Text nicht.
2. Der Separator ist in der Regel verwendet <hr> für Briefe im HTML-Format und viele Nachteile für Textnachrichten.
3. Die E-Mail - Client muss so konfiguriert werden, dass als Reaktion auf Informationen mit Schreiben angegeben wer, wann, an wen und zu welchem Thema er schrieb.

Beispiel 2.3.2. Antwort auf Brief
Hallo, Bob!
VACAAAP !!!.

-
Mit freundlichen Grüßen,
Maxim Bukasov

Das Aus: Vasiliy des Pupkin [mailto: [email protected] <mailto: [email protected] >]
Gesendet Montag, 2. November 2009 11.50 Uhr
To: Maxim Bukasov
Betreff: Was ist los? Hallo, Maxim! Was ist los? -
Wasja Pupkin

Wenn Sie MS Outlook-E-Mail-Client verwenden - geeignete Einstellung "default".

4. Sie nicht den Text der ursprünglichen Nachricht löschen oder zu bearbeiten. Fügen Sie es in seiner Gesamtheit ohne Änderungen am Ende Ihres Schreibens nach der Unterzeichnung und dem Separator (TOFU). Dadurch wird Ihr Begleiter helfen, wenn notwendig, den Diskussionsprozess zu erinnern, und wenn die Diskussion das neue Mitglied verbinden wird, wird er in der Lage sein, schnell in den Swing der Dinge zu bekommen, indem du nur einen Buchstaben suchen.
Keine Notwendigkeit, über kleine Dinge zu retten! Übertragen Sie die "extra" Menge zitierte Text in der 1 KB, wenn mit dem Internet mit einer Geschwindigkeit von 1 MB in weniger als 0,01s verbindet. Seine Abwesenheit kann einige Minuten dauern oder sogar Stunden Ihrer persönlichen Zeit auf die beklagte Partei zu erinnern, was besprochen wurde, oder geben Sie in den Swing der Dinge.

Diese Empfehlungen PS sind bindend für die Verwaltung von E-Mail-Korrespondenz im Rahmen der Ausbildung in unseren Kursen.
PPS einen Job in jeder Organisation zu finden, vergessen alles, was oben geschrieben ist, und seine Corporate Office-Standards verwenden.