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E-Mail-Korrespondenzrichtlinie

Wenn Sie E-Mails 1-2 Mal im Monat verwenden, haben Sie vielleicht nie gedacht, dass es sehr schwierig sein könnte, aktiven Schriftverkehr mit Dutzenden von Personen gleichzeitig zu führen. Sie werden die Arbeit mit der E-Mail an Ihren Gesprächspartner (und mit einer erheblichen Menge an Korrespondenz und auch an sich selbst) erheblich vereinfachen, wenn Sie ein paar einfache Regeln befolgen. Diese Empfehlungen sind kein Dogma, sondern zielen ausschließlich auf die Verbesserung der Effizienz der Arbeit mit der Post ab und betreffen keine Themen wie Höflichkeit, Etikette, Unternehmenskultur, Prävention, Emoticons und Smack-Smacks.

1. Neuen Brief erstellen
1.1. Betreff des Briefes
1.2. Felder "An", "Kopieren", "Bcc"
1.3. Dringlichkeits- / Wichtigkeitsflaggen
1.3.1. Briefe an Untergebene
1.3.2. Briefe an die Behörden
1.3.3. Briefe an Kollegen
1.4. Appell
1.5. Briefkörper
1.6. Unterschrift
2. Beantworten Sie den erhaltenen Brief
2.1. "Antworten" (Antworten), "Allen antworten" (Allen antworten), "Weiterleiten" (Weiterleiten)
2.1.1. "Antworten"
2.1.2. "Allen antworten"
2.1.2. "Weiterleiten"
2.2. Betreff des Briefes
2.3. Briefkörper

1. Neuen Brief erstellen

1.1. Betreff des Briefes

Vergessen Sie beim Erstellen neuer Buchstaben nicht, den Betreff des Buchstabens anzugeben. Es ist wünschenswert, dass sich das Thema kurz anhört, aber deutlich macht, was in dem Brief vor sich geht. Wenn Sie davon ausgehen, dass Ihr Gesprächspartner in Zukunft zu diesem Brief zurückkehren muss oder dieser Brief einer von vielen ist, die sich auf ein bestimmtes Thema beziehen, ist es sinnvoll, in den Namen des Briefes einige Wörter aufzunehmen, nach denen Sie später suchen oder mit anderen Buchstaben gruppieren können. in Bezug auf die Frage des Interesses. In Absprache mit dem Gesprächspartner können Sie auch spezielle Zeichenfolgen (Tags) in die Betreffzeile des Briefes aufnehmen, um die E-Mails automatisch zu sortieren.

Beispiel 1.1. Ihre Organisation hat beschlossen, den Vertrag mit dem Forschungs- und Produktionsunternehmen „Ukrainian Information Company“ („SPE PEC“) zu verlängern. Sie haben einen Tippfehler im Vertrag gefunden (falsche Angaben) und möchten Ihren Chef darüber informieren.
Ein Beispiel für einen schlechten Thementitel: „Problem !!!“ . Ihr Brief wird sicherlich an dem Tag Aufmerksamkeit erregen, an dem er eingeht. Aber nach ein paar Tagen, wenn wir annehmen, dass dies nicht der erste Brief von Ihnen mit einem ähnlichen Thema ist und der Rest Ihrer Kollegen auch Briefe mit ähnlichen Themen schreibt, wird es für Ihren Chef eine schwierige Aufgabe sein, diesen bestimmten Brief im Archiv des Posteingangs zu finden.
Ein Beispiel für einen zufriedenstellenden Titel des Themas: "Es werden falsche Details angegeben . " Mehr oder weniger klar, worum es geht. Relativ einfach im "Posteingang" zu finden (die ersten Tage). In ein paar Monaten schwer im Archiv zu finden.
Ein Beispiel für einen guten Titel für das Thema: "Falsch angegebene Details (Vertrag mit der SPE PEC für 2010)" . Es ist klar, worum es geht. Es ist einfach, sowohl im "Posteingang" als auch im Archiv mithilfe der Stichwortsuche (oder Tags) zu suchen:
- „Vertrag“ + „SPE UIK“ , wenn Sie Briefe zum Abschluss von Verträgen mit dieser Organisation benötigen
- "NPP PEC" , wenn Sie alles im Zusammenhang mit der Arbeit mit dieser Organisation finden müssen,
- „Vertrag“ + „2010“ , wenn Informationen zu Verträgen für 2010 usw. benötigt werden.

1.2. Felder "An", "Kopieren", "Bcc"

Geben Sie im Feld "An" an, wer auf diesen Brief eine Antwort erhalten soll. Wenn davon ausgegangen wird, dass Sie mehrere Personen beantworten müssen, geben Sie diese alle im Feld "An" an.

Beispiel 1.2.1. Sie erstellen einen Vertrag, möchten, dass ein Buchhalter und ein Anwalt ihn prüfen und Ihnen mitteilen, ob alles in Ordnung ist. Beides - im "To".
Geben Sie im Feld "Kopieren" Personen an, die möglicherweise an diesem Brief interessiert sind, von denen jedoch keine Antwort erforderlich ist.
Beispiel 1.2.2. Im vorherigen Beispiel können Sie Ihren Chef in die „Kopie“ aufnehmen, wenn er Sie dazu auffordert, ihn über dieses Problem auf dem Laufenden zu halten.
Beispiel 1.2.3. In Bezug auf die Meinung einer anderen Person kann es nützlich sein, diese in eine Kopie aufzunehmen, damit der Empfänger Ihres Schreibens weiß, dass Sie die Wörter der betreffenden Person richtig interpretiert haben.
Beispiel 1.2.4. Wenn Sie einem Mitarbeiter, der Ihnen nicht direkt unterstellt ist, einen Auftrag erteilen (dies muss natürlich zuvor mit seinem Vorgesetzten abgestimmt worden sein), ist es sinnvoll, seinen Vorgesetzten in Kopiyu aufzunehmen, damit der Mitarbeiter weiß, dass Ihr Auftrag mit seinem direkten Vorgesetzten und zustimmt erfordern mehr als vereinbart.
Geben Sie im Feld "Bcc" Empfänger an, die möglicherweise am Thema des Briefes interessiert sind, und aus irgendeinem Grund möchten Sie nicht, dass es für andere Empfänger sichtbar ist.
Beispiel 1.2.5. Sie führen ein Massenmailing durch und möchten nicht, dass die Empfänger die Kontakte des jeweils anderen Empfängers sehen, um zu vermeiden, dass E-Mails in Spam-Datenbanken eingebunden werden.

1.3. Dringlichkeits- / Wichtigkeitsflaggen

Selbst wenn Sie ein sehr guter Mitarbeiter sind, sind alle Probleme, die Sie lösen, für Sie sehr wichtig, und Sie sind es gewohnt, sie so schnell wie möglich zu lösen. Dies bedeutet nicht, dass alle Ihre Briefe als „sehr wichtig“ gekennzeichnet werden sollten.
Welche Buchstaben als wichtig erachtet werden und welche nicht, hängt von der jeweiligen Situation ab.
1.3.1. Briefe an Untergebene
Briefe vom Vorgesetzten an Untergebene sind per Definition „wichtig“. Es ist nur dann sinnvoll, die Flagge der Wichtigkeit zu setzen, wenn Ihr Untergebener mit Ihren Anweisungen überlastet ist und plötzlich ein dringendes Geschäft ansteht, das vor allen anderen erledigt werden muss.
1.3.2. Briefe an die Behörden
Sie müssen verstehen, dass Sie beim Versenden eines wichtigen Schreibens tatsächlich eine Person auffordern, Ihr gesamtes Geschäft aufzugeben und an Ihrer Frage zu arbeiten. Wenn Ihr Chef nach dem Lesen des Briefes Ihre Meinung zur Dringlichkeit dieses Themas nicht teilt, führt nichts anderes als eine Verärgerung dazu, dass Ihr Karrierewachstum (wenn eine Person nicht reif genug ist, um Prioritäten zu setzen) langsamer wird, ganz zum Stillstand kommt oder sogar nachlässt. .
1.3.3. Briefe an Kollegen
Es ist sinnvoll, zum Beispiel für Briefe wie "Das-braucht-uns-alle-und-dringend" oder "Ich-verstehe-natürlich-was-Sie-das-nicht-brauchen-aber-wenn-nicht-helfen-alles-alles" zu schreiben weg . "

1.4. Appell

Die Berufung wird in der Regel am Anfang des Schreibens platziert. Wenn das Schreiben an mehrere Empfänger gerichtet ist, kann der Einspruch in der Mitte des Schreibens erfolgen.

Beispiel 1.2.6.

Tatjana, Römer,
Dieser Vertrag muss innerhalb von 2 Tagen abgeschlossen werden.

Romantik
spezifiziere die Details und sag es Tatiana.

Tatyana,
Drucken Sie es aus, melden Sie sich im Büro an und bringen Sie es mir zur Unterschrift.

1.5. Briefkörper

1. Um die Lesbarkeit Ihres Briefes zu verbessern , verwenden Sie Absätze oder Leerzeilen, um die strukturellen Elemente des Briefes sowie einzelne Unterthemen in einem langen Brief hervorzuheben.
2. Wenn Sie von Ihrem Gesprächspartner Antworten auf mehrere im Brief angegebene Fragen erhalten möchten , ist es sinnvoll, diese explizit zu nummerieren, damit Ihr Gesprächspartner nichts Wichtiges verpasst und Ihnen bei der Beantwortung eine prägnante, aber verständliche Antwort geben kann, ohne viel Zeit zu investieren um es zu schreiben (siehe Beispiel 2.3.1).

1.6. Unterschrift

Achten Sie darauf, am Ende des Briefes zu unterschreiben!
Stimmen Sie zu, es ist schwer zu erraten, worum es in dem Brief geht (oder von wem es zumindest verstanden wird), wenn Sie einen Brief erhalten, der nur einen Satz enthält: "Also, was haben Sie entschieden?", Betreff und Unterschrift des Briefes fehlen und der Brief selbst gesendet von der Adresse "megademon88@mail.ru".
Übrigens wäre es eine gute Idee, ein Geschäftskorrespondenzkonto mit Ihrem Nachnamen, Nachnamen und Vornamen oder Nachnamen und Initialen ("bukasov@gmail.com", "Ivan.Ivanov@mail.ru", "SPetrenko@ukr.net") zu haben. ). Aber auch das Vorhandensein des "richtigen" Kontos entbindet nicht von der Verpflichtung, Ihre Briefe zu unterschreiben.

2. Beantworten Sie den erhaltenen Brief

2.1. "Antworten" (Antworten), "Allen antworten" (Allen antworten), "Weiterleiten" (Weiterleiten)
Wenn Sie auf einen Brief antworten, erstellen Sie niemals eine neue Nachricht. Verwenden Sie "Antworten" (Reply), "Allen antworten" (Allen antworten), "Weiterleiten" (Forward).
2.1.1. "Antworten"
Die Antwort wird nur an die Person gesendet, von der Sie den Brief erhalten haben.
Es wird für die Korrespondenz mit einer Person oder zum Beantworten / Bestätigen des Empfangs eines Massenmailings verwendet.
Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Antwort Informationen enthält, die eine andere Person interessieren könnten, können Sie diese Person jederzeit zu "An" oder "Kopieren" hinzufügen.
2.1.2. "Allen antworten"
Der Absender des Briefes sowie alle Personen (außer Ihnen), die im Feld "An" des ursprünglichen Briefes angegeben sind, fallen in das "An" Ihrer Antwort. Alle Personen (außer Ihnen), die in der "Kopie" des Originalbriefs angegeben sind, fallen in die "Kopie" der Antwort.
Wird verwendet, wenn eine Frage mit einem relativ kleinen Personenkreis diskutiert wird.
Aus offensichtlichen Gründen sollten Sie es nicht verwenden, wenn Sie E-Mails vom Typ Mailing beantworten.
2.1.2. "Weiterleiten"
Meistens wurde jemand gebeten, ein Problem zu lösen, das über Ihren Zuständigkeitsbereich hinausgeht.
Vergessen Sie nicht, der "Kopie" der Personen, die an der Lösung des Problems interessiert sind, etwas hinzuzufügen.
Bitte beachten Sie, dass beim Weiterleiten eines Briefes (im Gegensatz zum Beantworten eines Briefes) Anhänge des Originalbriefes (falls vorhanden) automatisch zum neuen Brief hinzugefügt werden.
2.2. Betreff des Briefes
Ändern Sie bei der Beantwortung eines Briefes niemals den Betreff des Briefes, da sonst die Möglichkeit zur Gruppierung der Korrespondenz zu diesem Thema verloren geht.
Wenn Sie auf einen Brief antworten, sollte der Betreff wie „RE: Betreff des empfangenen Briefes“ und beim Senden wie „FW: Betreff des empfangenen Briefes“ klingen.
Wenn Ihr E-Mail-Client bei der Beantwortung eines Briefes ein weiteres "RE:" hinzufügt, löschen Sie es (es ist "RE:" und kein E-Mail-Client, obwohl das Löschen eines solchen E-Mail-Clients eine gute Idee ist), da in der Betreffzeile " RE: RE: RE: RE: RE: RE: RE: SubjectOriginal Letter “wird niemand die Anzahl von„ RE: “zählen, aber nützliche Informationen (Betreffzeile) können aus dem Fenster kommen.
2.3. Briefkörper
Wenn Sie auf einen Brief (oder eine Weiterleitung) antworten, sollte Ihr Brief folgendermaßen aussehen:
  1. <Ihr Brief (einschließlich Begrüßung und Unterschrift)>
  2. <Trennzeichen>
  3. <Informationen zum erhaltenen Brief> (vom Mail-Client bei der Beantwortung eingefügt)
  4. <Text des Originalbriefs>

1. Platzieren Sie Ihren Text am Anfang des Briefes. Ihr Gesprächspartner ist an Ihrer Antwort interessiert, und dies sollte das erste sein, was er in einem Brief lesen wird (Top-Posting). Darüber hinaus haben viele Menschen jetzt Smartphones, auf denen sie E-Mails abrufen können, wenn sie nicht am Computer sitzen. Wenn Ihre Antwort nicht am Anfang, sondern irgendwo in der Mitte oder am Ende ist, muss diese Person am besten durch den Buchstaben bis zum Ende scrollen, weil es passt nicht auf den Bildschirm. Und es gibt auch den schlimmsten Fall: Die meisten mobilen Clients laden nur die ersten paar Kilobyte an E-Mails herunter, um Datenverkehr zu sparen. Dh Die Person muss den Brief öffnen, bei der nächsten Synchronisierung auf die Schaltfläche „Den Rest des Briefes herunterladen“ klicken, mit dem Mailserver synchronisieren (Zeit und Verkehr aufwenden) und erst dann den vollständig heruntergeladenen Brief bis zum Ende senden, um Ihre Antwort zu lesen. Nun, du verstehst: benutze das Top-Posting.
Wenn im ursprünglichen Brief mehrere Fragen gestellt und nummeriert wurden (siehe Abschnitt 1.5, Abschnitt 2), nummerieren Sie die Antworten entsprechend.

Beispiel 2.3.1.
...
  1. Auf jeden Fall ja.
  2. Ich habe nichts dagegen, aber in der Buchhaltung zu konsultieren.
...

Wenn Sie sehr beschäftigt sind und die Frage sehr dringend ist, können Sie „sehen Die Antworten sind im Text niedriger "und tragen Sie die Antworten in den Text des erhaltenen Briefes ein. Aber es ist besser, dies nicht zu missbrauchen, weil Wenn jemand anderes Sie korrigieren möchte, wird die Struktur des Briefes sehr komplex und Sie werden versehentlich die neueste Version der Korrekturen verpassen.
Wenn der ursprüngliche Brief als "wichtig" markiert ist, antworten Sie so bald wie möglich darauf. Wenn Sie in einem als „wichtig“ gekennzeichneten Brief nach einigen Materialien gefragt werden, deren Vorbereitung jedoch einige Zeit in Anspruch nimmt, bestätigen Sie einfach den Eingang des Briefes und teilen Sie Ihnen mit, wann Sie die erforderlichen Materialien versenden möchten. (Wenn Sie sich nur still hinsetzen und anfangen, Materialien vorzubereiten, wird Ihr Gesprächspartner zu diesem Zeitpunkt nervös sein. Zweifel, ob Sie einen Brief erhalten haben, Sie telefonisch anrufen, nach anderen Wegen suchen, um mit Ihnen in Kontakt zu treten.)
Stellen Sie sicher, dass Sie den Empfang von Briefen bestätigen, in denen dies ausdrücklich angefordert wird, sowie von Briefen, die sich auf die Planung von Besprechungen mit Ihrer Teilnahme oder den Ihnen erteilten Aufträgen beziehen, auch wenn Sie nicht ausdrücklich aufgefordert werden, den Empfang des Briefes zu bestätigen.
2. Als Trennzeichen wird normalerweise <hr> für Buchstaben im HTML-Format oder viele Minuspunkte für Textbuchstaben verwendet.
3. Der Mail-Client sollte so konfiguriert sein, dass bei der Beantwortung die Informationen zum empfangenen Brief anzeigen, wer, wann, an wen und zu welchem ​​Thema er geschrieben hat.

Beispiel 2.3.2. Antworte auf den Brief
Hallo, Vasya!
WACAAAP !!!

-
Mit freundlichen Grüßen,
Maxim Bukasov

Von: Vasiliy Pupkin [mailto: vasiliy.pupkin@example.com <mailto: vasiliy.pupkin@example.com >]
Gesendet: Montag, 2. November 2009, 11:50 Uhr
An: Maxim Bukasov
Betreff: Was ist los? Hallo Maxim! Was ist los -
Vasya Pupkin

Wenn Sie einen MS Outlook-E-Mail-Client verwenden, reichen die Standardeinstellungen aus.

4. Löschen oder bearbeiten Sie nicht den Text des Originalbriefs. Fügen Sie es nach der Unterschrift und dem Trennzeichen (TOFU) vollständig und ohne Änderungen am Ende Ihres Schreibens ein. Dies hilft Ihrem Gesprächspartner, wenn nötig, den Diskussionsprozess abzurufen. Wenn ein neuer Teilnehmer an der Diskussion teilnimmt, kann er sich schnell auf den neuesten Stand bringen, indem er nur einen Brief überprüft.
Keine Notwendigkeit, an den kleinen Dingen zu sparen! Das Übertragen von "extra" zitiertem Text von 1 KB, wenn eine Verbindung zum Internet mit einer Geschwindigkeit von 1 MB hergestellt wird, dauert weniger als 0,01 Sekunden. Seine Abwesenheit kann Minuten oder sogar Stunden Ihrer persönlichen Zeit in Anspruch nehmen, um sich an das Gesagte zu erinnern oder sich in den Weg zu stellen.

PS Diese Empfehlungen sind für die Durchführung der Korrespondenz per E-Mail im Rahmen der Schulung in unseren Kursen verbindlich.
PPS Nachdem Sie in einer Organisation gearbeitet haben, vergessen Sie alles, was oben geschrieben steht, und verwenden Sie die Unternehmensstandards für die Büroarbeit.