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Wie Sie Ihren Arbeitstag organisieren

Организация рабочего дня

Kann mit dem Arbeitsfluss nicht Schritt halten? Können Sie Ihre eigenen Aufgaben nicht priorisieren? Ertrinken in den Fristen? Aller Fehler ist die falsche Verteilung der Arbeitszeit. Wie man Leistung und Kontrolle wiederherstellt, erzählte das Portal Quarz bei der Arbeit. Edition von AIN.UA führt zu einer adaptiven Übersetzung dieses Materials.

Die meisten Arbeitstage beginnen mit den richtigen Absichten, Energiekosten, einer ambitionierten Aufgabenliste und einem vollständig kontrollierten Buchstabenfluss. Aber die Bestellung endet, wenn es Treffen, Nachrichten und Kontakte mit Kollegen gibt. Am Ende sind alle Pläne ruiniert, und du gehst müde und besiegt nach Hause.

Aber verzweifle nicht. Dieser Teufelskreis kann durch Priorisierung, Konzentration und Wetten auf die eigene unerschöpfliche Ressource (obwohl es manchmal nicht so scheint) - Energie zerstört werden. Im Folgenden finden Sie alles, was Sie über die Strukturierung der Arbeit während des Tages wissen müssen.

Wählen Sie, woran Sie wirklich arbeiten müssen

Es gibt eine einfache Matrix 2 * 2, benannt nach US-Präsident Dwight Eisenhower, die Ihnen hilft, richtig zu priorisieren. Sobald der Politiker sagte, dass er immer zwei Arten von Problemen hat - dringend und wichtig. Dringend - sind nicht wichtig, aber wichtige sind nie dringend.

Организация рабочего дня

Am wahrscheinlichsten, wenn Sie eine Todo-Liste bilden, teilen Sie Ihr Geschäft auch in "dringend" und "wichtig". Die Eisenhower-Matrix wird Ihnen helfen, den Unterschied zwischen ihnen herauszufinden. Es besteht aus vier Zellen und zwei Achsen - "Dringlichkeit" und "Wichtigkeit". Es reicht aus, nur ein paar Minuten zu verbringen und jede Ihrer Aufgaben zu kategorisieren, um zu verstehen, für welche Aktivitäten Sie Ihre Zeit verschwenden.

Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben geben in der Regel Anlass zur Sorge. Sie bestehen aus Nachrichten von Kollegen, Einladungen zu Treffen und Antworten auf FYI-Nachrichten. Diese Aufgaben machen uns ständig im "Antwortmodus". Außerdem lenken sie von den wichtigsten - wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben ab. Letztere haben keine klaren Fristen und umfassen beispielsweise bei Managern strategische Ideen, langfristige Planung, Investitionen in Talente oder die Schaffung einer Marke. Können Sie sich vorstellen, wie sich solche Fälle verzögern?

Verteilen Sie Zeit für eingehende Arbeit

Risikokapitalgeber Sam Altman nennt den Hype um die digitale Welt - "eine der größten psychischen Gesundheitskrisen unserer Zeit". Wir testen Smartphones 150-mal am Tag und reduzieren laut dem Informatikprofessor Cal Newport deutlich die Fähigkeit zu klarem und kreativem Denken.

Newport ist der Meinung, dass die Fähigkeit, sich auf tiefgreifende Arbeit zu konzentrieren, die intensive Ausführung von Aufgaben pro Zeiteinheit ist. Er zitiert eine der Taktiken von Professor Adam Grant von der Universität von Pennsylvania, die darin besteht, komplexe, aber wichtige intellektuelle Arbeit für eine lange, ununterbrochene Zeitperiode auszuführen. Für Grant bedeutet dies, dass das Herbstsemester der Lehre, der Frühling und der Sommer der Forschung gewidmet wird.

Wenn Ihre Arbeit es Ihnen nicht erlaubt, maximale Zeit für bestimmte Aufgaben zu verwenden, lassen Sie sich nicht entmutigen. Newport empfiehlt die Einführung einer "festen Produktivität", die einen klaren, ausgewogenen Zeitplan für Arbeit und Freizeit ermöglicht. Dies bedeutet, einschließlich, und der Mangel an Arbeit nach 17:30 Uhr. Wenn dieser Ansatz nicht funktioniert, können Sie sich der leichten Version der Tiefenarbeit zuwenden - der Pomodoro-Methode, die eine Folge von mehreren 25-minütigen harten Arbeitsphasen umfasst, die durch Ruhezeiten voneinander getrennt sind.

Verfolgen Sie, wie viel Zeit Sie für Meetings ausgeben

Организация рабочего дня

Paul Graham, der Gründer des Start-up-Inkubators Y Combinator, unterscheidet zwei Arten von Zeitplänen - den Zeitplan des Herstellers und des Managers. Wenn Sie tagsüber Meetings, Konferenzen und Antworten auf Briefe wechseln, dann leben Sie höchstwahrscheinlich nach dem Zeitplan des Managers. Normalerweise organisieren sie ihren Tag stundenweise. "Creators", zu denen Autoren, Programmierer und Künstler gehören, teilen die Arbeit in lange, ununterbrochene Zeiträume. In der Regel überschneiden sich die Zeitpläne beider Arten von Mitarbeitern in Besprechungen. Und jeder von ihnen muss die Konsequenzen solcher Treffen verstehen. Selbst ein kurzes Treffen kann Sie zwingen, ein ehrgeiziges Projekt für später zu verschieben. Wenn Sie eine regelmäßige Besprechung planen, sollten Sie sich daher fragen, ob diese notwendig ist.

Konzentriere dich auf deine versteckte Ressource - Energie

Eine kleine gute Nachricht - es gibt einen neuen Ansatz für das Zeitmanagement, in dem empfohlen wird, sich auf die eigene Energie zu konzentrieren. Im Gegensatz zur Zeit, die die Eigenschaft hat, zu enden, kann Energie nachgefüllt werden.

Die Grundlagen dieser Methode sind in Tony Schwartz und Jim Loers Buch The Power of Full Participation beschrieben. Sie bestehen darin, dass Sie maximale Produktivität von Ihren Mitarbeitern erhalten, indem Sie Ihre physische, mentale, emotionale und spirituelle Energie stärken und auffüllen. So kann körperliche Energie beispielsweise durch Organisation von Fitnesskursen aufgefüllt werden. Die Auffüllung der emotionalen Energie liegt im Kampf gegen Stress und mentale - in der Arbeit mit langfristigen Aufgaben. Was die spirituelle Komponente betrifft, erhalten die Menschen diese Energie, wenn sie die Bedeutung in dem, was sie tun, sehen. Sie sind besser fokussiert und zeigen Ausdauer.

Iss einen "Frosch"

Haben Sie sich schon einmal mit den schrecklichen Aufgaben konfrontiert, die ständig in der ToDo-Liste stehen und über den Mitarbeiter hängen und ihn der Produktivität und Produktivität berauben? Es sind diese Aufgaben, die Frösche genannt werden. Und sie müssen versuchen, so schnell wie möglich zu "essen".

Die Gewohnheit, solche Probleme sofort zu lösen, wird helfen, sich gleich zu Beginn des Arbeitstages wie ein Gewinner zu fühlen, eine Ladung Energie und den nötigen Impuls zu erhalten. Nachdem Sie den "Frosch" geschluckt haben, gehen Sie sofort zu den anderen Aufgaben und nehmen Sie sofort die wichtigsten Aufgaben an.

Tipps zum Erstellen eines idealen Arbeitstages

Организация рабочего дня

1. Der Tag begann gestern ...

Mächtige Aussage: Der Morgen beginnt gestern.

Nach dieser Regel wird es schwierig sein, sich am Morgen zu konzentrieren: Was Sie brauchen, was Sie heute nicht tun sollten; Aber es ist viel einfacher, 3 wichtige Fälle am Vorabend des Abends herauszufiltern, die Sie während der Arbeitszeit des nächsten Tages ausführen werden. Hier ist es besser, am Abend wieder vorzubereiten (Material zu sammeln, den nächsten Tag zu planen usw.).

2. Einfaches Training

Ich weiß nicht, wie man am Morgen Krafttraining macht. Meiner Meinung nach ist der Körper noch nicht aufgewacht, aber hier ist es: drücken, rennen, boxen ...

Leichter Spaziergang unter freiem Himmel, leichte Dehnungsstreifen, Yoga für Anfänger, Gymnastik von Hermes Trismegistus. Erinnere dich an das Aufwärmen vom Fizra in der Schule.

3. Morgen Dusche

Nehmen Sie für die Regel - mit einer Dusche aufwachen. Dies ist ein großartiges Werkzeug, mit dem Sie Ihren Arbeitstag perfekt machen können. Viele Menschen sagen, dass eine Person nicht jeden Tag vom Waschen profitiert, aber wenn Sie nur mit kaltem Wasser spülen (oder Sie Kontrastdusche widerstehen können), wird dieses Verfahren nur Ihren Gesundheitszustand verbessern, führen Sie schnell zu einer Tonne besserer Energie.

4. Auf einmal - eine Sache

Besprühen Sie sich nicht allein mit irgendetwas. Das heißt, wenn Sie mit diesem Geschäft beschäftigt sind - versuchen Sie, mit ihnen nur in der zugeteilten Stunde fertig zu werden. Wenn Sie es satt haben, können Sie (und müssen) zu einem anderen Geschäft wechseln, das wiederum nur mit ihnen zu tun hat, ohne von den Seiten abgelenkt zu werden.

Der beste Weg, um müde zu werden, besteht darin, sich in einer Stunde multi-task zu machen. Leider ist es notwendig, eine Änderung der menschlichen Fähigkeiten durchzuführen, sie müssen leider nicht multitasking.

5. Der Pareto-Gesetz

"20% der Bemühungen geben 80% des Ergebnisses und die restlichen 80% der Bemühungen - nur 20% des Ergebnisses"

Ihre Aufgabe aus Ihrer Liste von Arbeitsfällen besteht darin, die 20% der Fälle zuzuordnen, die den Löwenanteil des Ergebnisses ausmachen. Und sich zuerst nur von ihnen zu beschäftigen. Das ist perfekt mit dem obigen Punkt kombiniert (auf einmal - eine Sache).

6. Nieder mit der Ablenkung

Haben Sie spezielle Schulungen zur Psychostabilität in Krisensituationen absolviert? Nein. Dann runter mit allen Reizen - Ablenkungen.

Dein Arbeitsplatz sollte so leise wie möglich sein, die einzige Person, die Geräusche und andere Aktionen produzieren kann. Nimm das in der Regel. Natürlich ist es in manchen Arbeitsumgebungen schwierig, dies zu erreichen, aber immer danach zu streben.

7. Seien Sie professionell in Ihrem Geschäft

Der ideale Arbeitstag ist nicht ideal, wenn Sie die Arbeit eines anderen erledigen, in der Sie vollständig sind: entweder Null oder Amateur.

Wählen Sie nur, wo Sie sich auskennen oder übertreffen möchten. Der Rest - vertraue anderen Profis, konfiguriere sie für den perfekten Arbeitstag. Delegieren, Ermächtigen, Puzzeln ...

8. Pausen machen

Und es ist nützlich, so zu ruhen - für eine kurze Zeit, um die Art der Aktivität drastisch zu ändern. Wenn deine Arbeit sesshaft ist - gehe herum, renne, schüttele, schüttle deine Gliedmaßen. Wenn im Gegenteil, physisch - lesen Sie das schlau oder nicht.

In welchem ​​Intervall entspannen? Hängt von der Arbeit ab. Sie können Tomatenzeit (25/5) wählen, Sie können, wie in der Schule (45/15, 50/10), wie ..., (die erste Figur ist Arbeit, die zweite ist Ruhe), einzeln aufnehmen, experimentieren.

9. Um dankbar zu sein

Es ist schwierig, den Fall zu beschäftigen, in dem Sie sich angewidert fühlen. Nicht wahr? Betritt den Arbeitstag, sei dankbar für deine Arbeit. Denn was es nicht wäre - es füttert dich, kleidet, unterhält, führt ein und lässt dich kommunizieren, nimmt ein Drittel deines Lebens.

10. Arbeiten - Spielen

Stellen Sie sich vor, dass Arbeit ein Spiel ist. Manchmal erreicht man nicht die Ergebnisse, die man gerne hätte, aber manchmal erreicht man gute Ziele. Aber nimm es nicht sehr ernst.

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