This page has been robot translated, sorry for typos if any. Original content here.

Neue Regeln für Geschäftskorrespondenz

Новые правила деловой переписки

Alexandra Govorukha, Marktentwicklungsleiterin von Sigma Software in Großbritannien und Israel und Mitbegründerin der UTEW Tech Tribe-Community, schrieb auf ihrer Facebook-Seite über die ungeschriebenen Regeln der digitalen Etikette. Zum Beispiel, wie es notwendig und nicht notwendig ist, Menschen einander vorzustellen.

Новые правила деловой переписки

Aufgrund der Besonderheiten meiner Arbeit auf dem Gebiet der Kommunikation erhalte ich täglich etwa hundert Nachrichten von Dutzenden von Menschen in verschiedenen Instant Messenger. Oft sind dies Anfragen nach Hilfe, Partnerschaft, Beratung. Ich bemerkte, dass die Leute, die mir schreiben, jeden Tag die gleichen Kommunikationsfehler wiederholen, was mir und mir das Leben schwer macht.

Aus diesem Grund habe ich beschlossen, die unausgesprochenen Regeln in der Online-Kommunikation aufzulisten, um die Interaktion angenehmer und effektiver zu gestalten. Ich gebe nicht vor, ein Experte in diesem Bereich zu sein, ich teile nur das Schmerzhafte und nur das, was ich aus persönlicher Erfahrung erlebt habe.

So sieht Ethik in der digitalen Kommunikation im Jahr 2020 aus ...

Wie man Menschen einander vorstellt

Новые правила деловой переписки

Wenn Sie jemanden vorstellen möchten, respektieren Sie bitte die Zeit der Person, die bereits einen Gefallen tut, und reduzieren Sie sie auf den richtigen Kontakt. Nehmen Sie sich die Mühe, einen Text über sich selbst von einem Dritten zu schreiben. Es ist wünschenswert, dass eine Person diesen Text einfach kopieren und ohne Änderungen in die Nachricht einfügen kann.

Im Text über sich selbst ist es wichtig, nicht das Blatt Ihrer Insignien und Ihrer Biografie vom Moment Ihrer Geburt an anzugeben, sondern die kurze Essenz und den Grund, warum Sie ansprechen / denken, dass Sie für die Person, die Sie vertreten, nützlich sein können.

Im Idealfall könnte eine Anfrage für ein Intro (Einführung aus der englischen Einführung) folgendermaßen aussehen: „Hallo, können Sie mich Vasya P. vorstellen? Hier ein Intro: „Hallo Vasya, das ist mein Kollege Zhenya, ein erfahrener IT-Projektmanager. Sie sucht einen Partner für ein zukünftiges Unternehmen, sie hat Ihr Startup gesehen und gedacht, dass Sie gemeinsame Interessen haben könnten. Zhenya wird in der Lage sein, Details direkt anzugeben. “

Vier Sätze, von Natur aus geräumig. Es kann noch kürzer sein. Aber die Hauptsache, die du gefangen hast? Der Eröffnungstext ist so geschrieben, dass sich die Person nicht darum kümmert, was Sie brauchen und warum, wie Sie Ihre Biografie auf die Hauptsache verkürzen können, und „Ich bin Zhenya“ nicht in „Mein Kollege Zhenya“ , die dritte Person in die erste, ändert. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Sie überhaupt kein Intro haben. Weil der Gesprächspartner, den Sie um Hilfe bitten, meistens faul und / oder einmal ist.

Wenn Sie ein Intro machen, erkundigen Sie sich bei einem Dritten, ob er diese Bekanntschaft möchte

Wenn ja, in welchem ​​Format und in welchem ​​Messenger ist es bequemer? Für einige ist es bequemer, ein Intro per E-Mail zu erhalten.

Senden Sie keine Audio- und Videonachrichten, wenn sich Ihre Hände nicht lösen (oder wenn Sie mit dem Gesprächspartner nicht im Voraus ein solches Format vereinbart haben).

Новые правила деловой переписки

Wahrscheinlich sprachen nur die Faulen nicht über Audio- und Videobotschaften. Und immer noch gibt es Leute, die sie beharrlich schicken. Auf dem Höhepunkt des Tages, Besprechungen und eine Reihe von Anrufen.

Denken Sie daran, wenn Sie nicht meine enge Person sind, nicht mein Kunde (obwohl sie das einfach nicht tun!). Wenn sich Ihre Hände nicht gelöst haben, wenn Sie nicht im Voraus gewarnt haben, dass Sie heute die Augen gesenkt haben und physisch nicht tippen können, schreiben Sie Nachrichten in Textform oder aktivieren Sie die Spracheingabe. Glauben Sie es nicht, aber alle Smartphones haben eine solche Funktion.

Zuhören und vor allem etwas unter heißen Bedingungen zu sehen, ist für mich zumindest unpraktisch, was bedeutet, dass es für Sie unwirksam ist. Höchstwahrscheinlich werde ich sie am Ende eines verrückten Tages beantworten. Oder niemals.

Schreiben Sie Ihre E-Mail in einer separaten Nachricht in den Messenger

So: "Bitte schreiben Sie mir eine E-Mail . " Als nächstes kommt eine weitere Nachricht: gale@gmail.com . Wer weiß warum? Weil es so praktisch ist: Ich habe eine Nachricht mit einer Adresse ausgewählt, kopiert und in die Adressleiste eingefügt.

Versuchen Sie nun, die E-Mail aus der Nachricht "Schreiben Sie mir bitte an gale@gmail.com" vom Telefon aus auszuwählen . Nicht jeder, der in einem Textblock auf eine E-Mail-Adresse klickt, generiert automatisch einen Brief in einer E-Mail. Meistens muss diese Adresse manuell kopiert und in den Brief eingefügt werden.

Senden Sie Ihre Kreditkartennummer als separate Nachricht

Viele senden so: „Hier ist die Nummer der PrivatBank-Karte: 5351 .... Danke . " Der Gesprächspartner muss nun die Kartennummer aus dem Textfeld des Telefons „herausziehen“.

Und bitte senden Sie kein Foto der Karte anstelle der Kartennummer . Du willst das Geld bekommen, oder? Erleichtern Sie dem Absender die Aufgabe so weit wie möglich!

Auf der Suche nach Mitarbeitern? Sagen Sie mir sofort, was Sie über die Stelle wissen müssen (kurz!)

Новые правила деловой переписки

Unbekannte Leute schreiben mir oft, die sicher sind, dass ich all ihre Geschäfte und Projekte kenne und mich vor allem daran erinnere, und ich kann verstehen, wovon sie sprechen. Zum Beispiel: „Hallo! Ich suche coole HR-Spezialisten in einem Team. " Entschuldigung, aber wenn wir uns witzig kennen und im letzten Monat nicht mit Ihnen über Ihre Projekte gesprochen haben, verstehe ich nichts in diesem Satz.

Wer bist du und was ist deine Rolle? Was macht Ihr Unternehmen? Was ist "dein Team"? Es ist auch nicht klar, was „cooler Spezialist“ und sogar HR für Sie bedeuten. Denn für einige ist die Personalabteilung ein Organisator interner Veranstaltungen und der Erbauer einer Arbeitgebermarke und für jemanden ein Personalvermittler.

Normalerweise schreibe ich als Antwort: „Bitte klären Sie, dass dies alle Details sind. Und es ist ratsam, eine Stellenbeschreibung mit spezifischen Aufgaben, KPI und einem Gehaltsleitfaden zu geben . Letzteres ist notwendig, um zu verstehen, wie „cool“ ein Spezialist benötigt wird.

An diesem Punkt werden Sie nicht glauben, dass 90% der Anfragen verschwinden. Als Antwort Schweigen oder chaotisch "Ich werde später senden." Oft nie gesendet. Und warum? Weil Faulheit oder etwas zu Kompliziertes gefragt? Das Rätsel.

Es ist immer noch gut anzugeben, warum diese Anfrage für den Gesprächspartner interessant sein sollte. Sie bieten beispielsweise Belohnungen für die Suche nach einem Mitarbeiter oder einem Antwortdienst an. Respektieren Sie die Zeit eines anderen und kümmern Sie sich um Ihre eigene.

Auf der Suche nach einem Job? Schreiben Sie sofort im Wesentlichen

Новые правила деловой переписки

Ich erhalte oft brillante Nachrichten im Stil von "Hallo, ich suche hier Arbeit, wenn es etwas gibt, Leuchtfeuer . " Eeeee, was, entschuldige mich? Aber ich antworte höflich: Senden Sie Ihren Lebenslauf per E-Mail (siehe Punkt 4, wie ich meine Adresse schreibe).

Als Reaktion darauf führt eine Person in der Regel eine von drei Aktionen aus. Der erste - verschwindet und kehrt nie zurück. Der zweite - sendet einen Lebenslauf an den Boten mit der Klarstellung: "Nichts, wenn ich Sie hierher schicke?" Im Prinzip ist es mir egal, aber ich werde Ihren Lebenslauf nie sehen und mich daran erinnern. Es wird in anderen Posts ertrinken, die ich ungefähr hundert pro Tag auf Facebook habe.

Und die dritte Option, die idealste - eine Person sendet einen Lebenslauf per E-Mail zusammen mit einem kurzen Anschreiben.

Erinnern Sie sich? Mach es konstruktiv

Oft schreiben mir unbekannte Leute eine Chat-Nachricht im Stil von "Au, na?" Obwohl es schön wäre, wenn sie sich kurz mit einer höflichen Klarstellung wie „Ich verstehe Ihre Anstellung, also habe ich mich daran erinnert, an das Wesentliche der vorherigen Anfrage zu erinnern. Ich möchte noch mehr über diese Veranstaltung erfahren. Bitte schreibe Details, wenn es für dich bequemer ist . "

Wenn Sie nicht erneut beantwortet werden, können Sie versuchen, sich nicht „frontal“, sondern indirekt daran zu erinnern: „Ich habe beschlossen, Ihnen neue Informationen zu geben, während Sie über meine Anfrage nachdenken. Ich habe mir solche Ideen ausgedacht. Wie dir?"

Möchten Sie eine lange Nachricht schreiben? Schreiben Sie zuerst eine kurze und geben Sie an, ob der Gesprächspartner an den Details interessiert ist

Новые правила деловой переписки

Lange Beschreibungen und Präsentationen sollten am besten nicht ohne vorherige Genehmigung des Adressaten an den Messenger gesendet werden.

Zum Beispiel ist es für mich viel bequemer, eine kurze Beschreibung zu erhalten, in der angegeben wird, ob ich mehr wissen möchte.

Und wenn ja, mit dem Versprechen, mir weitere Details per E-Mail zu senden.

Sie müssen nicht "Hallo!" und warte auf eine Antwort. Gehen Sie direkt zum Kern der Sache

Wenn möglich, schreiben Sie in einer Nachricht das Wesentliche der Anfrage an die Person. Die digitale Kommunikation unterscheidet sich von der physischen darin, dass sie meistens nicht zu diesem bestimmten Zeitpunkt stattfindet, sondern wenn der Adressat die Nachricht erhalten hat.

Daher ist es ineffizient, „Hallo“ zu schreiben und auf eine Antwort zu warten. Sei nicht still, schreibe sofort im Wesentlichen.

Senden Sie Kontakte mit Text

Wenn Sie einen Kontakt senden, diesen kopieren und in die Nachricht einfügen, senden Sie die Telefonnummer nicht mit einem Screenshot. Die Ausnahme sind dringende Situationen, und Sie sind auf der Flucht oder das Fahren und Kopieren ist unpraktisch.

All diese Regeln tragen dazu bei, die Belastung des Gehirns zu verringern, das endlos multitasking ist und bereits überlastet ist. Dies bedeutet, dass sie Ihrer Kommunikation helfen, ihre Ziele schneller und einfacher zu erreichen.

Über mc.today